Heer en meester over uw contracten

Ondernemingen zijn geen geïsoleerde entiteiten. Om een succesvolle werking te garanderen doen zij beroep op tal van externe partners en leveranciers. Aan de andere kant zijn er de levensnoodzakelijke klantenrelaties. Op die manier is elke onderneming een zenuwknoop van contracten tussen meerdere partijen.

Grote ondernemingen hebben een eigen juridische dienst die dat allemaal in goede banen leidt. KMO's hebben daar vaak niet de middelen voor en lopen op die manier een hoger risico op onnodige uitgaven en zelfs ongewilde contractuele wanprestaties. Wij vinden dat niet meer van deze tijd.

Enkele simpele, digitale ingrepen volstaan om het overzicht terug te vinden. Wij zien het als een plicht om onze juridische kennis te koppelen aan performante software. Op die manier kunnen wij o.a. contractbeheer bereikbaar en betaalbaar maken voor iedere onderneming, ongeacht haar omvang. Zo strijdt iedereen met gelijke wapens.

Door de koppeling van juridische kennis aan performante software kunnen wij contractbeheer en -onderhoud bereikbaar maken voor iedere onderneming, ongeacht haar omvang. Zo strijdt iedereen met gelijke wapens.

Contractbeheer?

In de meeste bedrijven zitten contracten verspreid over diverse afdelingen en personen. Daardoor komen ze weinig of nooit onder de aandacht en worden ze amper gecheckt op marktconformiteit. Bovendien zit veel informatie enkel in het hoofd (of de mailbox) van degene die het contract afsloot, waardoor die informatie verloren dreigt te gaan wanneer die persoon het bedrijf verlaat of van functie verandert.

U weet immers hoe dat gaat. Partijen ontmoeten elkaar en komen na uitgebreide onderhandelingen over belangrijke en minder belangrijke clausules tot een gezamenlijk akkoord. De contracten worden getekend, er wordt eens goed geklonken, en vervolgens verdwijnen de overeenkomsten in één of andere kast. Om er vervolgens nooit meer uit te komen.

Zo zijn binnen een gemiddelde onderneming 75% van de lopende contracten het gevolg van een stilzwijgende verlenging. Bij slechts 30% van de overeenkomsten is alle informatie volledig en vlot beschikbaar. Maar liefst 20% van de contracten blijkt gewoonweg onvindbaar. Amper 17% van de ondervraagde zakenlui zegt inzicht te hebben in de contracten die zij namens hun respectievelijke ondernemingen afsluiten. Laat staan dat zij een duidelijk overzicht hebben over alle lopende contracten.

Deze cijfers zijn te herleiden tot de volgende - herkenbare - vragen: "Waar ligt dat contract ook weer? Op welke server werd het opgeslagen? Wanneer komt de opzegtermijn in zicht? Hoe zat dat weer met die volumekortingen / indexering / betaaltermijnen? Is de persoon die het contract effectief moet uitvoeren op de hoogte van alle afspraken? Hadden we geen waarborg betaald?"

Waar ligt dat contract ook weer? Wanneer komt de opzegtermijn in zicht? Hoe zat dat weer met die volumekortingen / indexering / betaaltermijnen? Is de persoon die het contract effectief moet uitvoeren op de hoogte van alle afspraken? Hadden we geen waarborg betaald?

Contractbeheer!

Al deze vragen kunnen in een mum van tijd tot het verleden behoren. Al wat daarvoor nodig is, is de juiste software en een juridische project manager.

Contract management-software staat tegenwoordige helemaal op punt. Er bestaan aantrekkelijke, veilige en performante systemen aangepast aan ieders budget en noden. Die systemen zijn onder andere voorzien van volgende relevante functies:

• Een overzicht over alle contracten en bijhorende documenten in de cloud;

• Proactieve meldingen van naderende opzegdata of einddata;

• Financiële rapportering;

• Een overzichtelijk teamdashboard voor het management;

• Een opdeling van contracten per bedrijfsafdeling of vestiging;

• De mogelijkheid om nieuwe contracten digitaal te ondertekenen.

Software in de cloud maakt het mogelijk om uw team van vaste medewerkers flexibel uit te breiden met externe dienstverleners, zoals een gespecialiseerde advocaat. Door zowel uw team als uw advocaat toegang te geven tot de digitale contractomgeving, kunnen zij elkaar versterken. De advocaat kan daarbij de rol van juridisch project manager vervullen en de contracten die actie vereisen aan het management signaleren. Dat bespaart tijd en geld.

Klinkt duur...

Maar dat is het gelukkig niet. Vanaf €150 per maand beschikt uw onderneming over een digitale kluis voor contracten en opvolging door een advocaat. Afhankelijk van het aantal lopende contracten werken wij een voorstel op maat uit.

Neem gerust contact op om de mogelijkheden te bespreken.